Para empezar, no hay que verlo solamente como un evento. Si no que se trata de una oportunidad para generar notoriedad de la marca y es también una manera gratuita de aparecer en la prensa.

Pero organizar un evento no es tarea sencilla, hay que tener muchos factores en cuenta y no se puede dejar nada a la improvisación.

Desde The ChatterBox te vamos a explicar los puntos principales que tenemos que tener en cuenta para una correcta organización de eventos.

Definir objetivos

Antes de empezar a planificar nuestro evento, debemos considerar qué objetivos perseguimos con él. Podemos decir que todo evento persigue al menos uno de estos tres:

• Ingresos

Es el objetivo que primero nos viene a la mente. Es el principal objetivo de promotores o empresas que se dedican a la organización de eventos de forma profesional.

• Notoriedad de marca

La relación de una marca con sus clientes tiene un gran poder. Es posible organizar un evento para presentar un nuevo producto que genere gran conocimiento sobre la marca.

• Generar Lead

Otra opción es organizar un evento en torno a un tema concreto con la intención de conseguir los datos de contacto de los asistentes de forma que podamos realizar acciones de marketing directo tiempo después.

Público objetivo

Otro punto importante es definir nuestro público o target objetivo. Hay que tomarse un tiempo para pensar bien en ello e identificar los posibles tipos de público que tendremos en el evento para escoger al que más nos interese.

¿Para quién estamos creando el evento?

¿Cuál de estos segmentos de público es el más interesante para nosotros?

¿Nos dirigimos hacia el gran público o hacia un nicho concreto?

Cuando tengamos muy claro a qué público va dirigido nuestro eventos, podremos pensar en qué le ofreceremos y qué nos diferencia del resto de nuestros competidores

Presupuesto

Debemos saber cuál es la cantidad de dinero que se va a invertir para llevar a cabo el evento y gestionar correctamente los recursos materiales y humanos.

También debemos de identificar las fuentes de ingresos en el caso de que sea nuestra intención. Además de con la venta de entradas, el evento puede financiarse con el patrocinio de una marca, la venta de productos derivados, merchandising o la barra de bar en caso de festivales o conciertos.

Fecha y lugar

Localizar los espacios más adecuados según el tipo de evento será primordial. Hay opciones en palacios de congresos, grandes salones, centros de convenciones, Cámaras de Comercio…. Hay que tener en cuenta que el presupuesto destinado para el evento y la imagen que queremos transmitir también definirá el tipo de sala.

Por otro lado, tener en cuenta otros posibles eventos importantes o días festivos y que se realice a una hora que favorezca la asistencia del público.

Marketing

Es fundamental que tu público objetivo acuda al evento, por ello habrá que desarrollar estrategias de marketing para que el público al que te diriges conozca el evento.

Carteles, publicidad en redes sociales, publicaciones en medios impresos, todo es válido para poder dar a conocer tu evento. Incluye a la prensa entre los invitados para poder darle un plus de notoriedad al evento.

Inventario

Haz una lista con todos los servicios y productos que necesitas contratar. Tendrás que tener en cuenta y gestionar varios presupuestos de cada uno para ver cuáles se ajustan a tus necesidades y financiación.

No olvides contratar un fotomatón

Medir los resultados

No se sabe si un evento ha sido exitoso o no hasta que no se miden sus resultados. Después del evento vuelve a mirar tus objetivos marcados al principio y estudia si se han cumplido o no.