Si no cuentas con un profesional que te ayude en esta tarea, organizar un evento no es nada fácil. Hay que tener en cuenta una gran cantidad y variedad de detalles para prepararlo y que todo salga genial ese día.
Da igual si se trata de un evento de empresa, una boda o un cumpleaños que quieras celebrar de manera diferente. Si lo que buscas es impresionar a tus invitados, el lugar y la organización son dos factores clave.
Antes de comenzar con esta pequeña “check list” para darle vuestro toque personal al evento, debéis tener en cuenta que los invitados son un pilar fundamental del mismo, y por ello debéis centraros en que se sientan cómodos y bien atendidos.
Ahora que ya sabéis esto, papel y lápiz para anotar y seguid leyendo ;).
Check List de cosas a tener en cuenta para un evento personalizado
- Elige una temática.
El evento, sea del tipo que sea, debe basarse en una idea principal que cuente la intención del evento. Esta idea debe resultar divertida y entretenida para los invitados.
- Invitaciones y mails.
A la hora de enviar invitaciones y mails, deja que la personalidad de tu evento se note en ellos. Las invitaciones y mails deben ser, además, acordes con la temática del evento (lo mismo si el evento cuenta con entradas).
- Decoración del evento.
Esta parte ya depende más del tipo de evento al que nos refiramos. Puedes decorar tu evento con fotos, cintas, carteles, objetos, etc. pero recuerda siempre la temática del mismo.
- Asigna las mesas.
No olvides preparar un buen protocolo para asignar las mesas y que tus invitados puedan encontrar fácilmente dónde deben sentarse. Hay formas muy originales para esto, muy empleado actualmente en las bodas, como llamar a cada mesa con un nombre de ciudad, con el nombre de un personaje de una serie de ficción de la que sois fans…
- Ten en cuenta el catering.
Aquí el nivel de personalización también contempla un enorme abanico de posibilidades. Por poner algunos ejemplos: si el evento del que hablamos es un evento de empresa, el servicio de catering podría vestir en alguna parte de sus uniformes algo del color corporativo o hacer galletas con el logo de la empresa. Si se trata de un bautizo, están muy de moda las mesas de chuches… y un montón más de opciones.
- Dale un toque divertido a tu evento.
Da igual si se trata de un evento personal o empresarial, darle un toque divertido y diferente hará que tu evento triunfe sea cual sea. ¿Qué te parecería montar una pasarela para que tus invitados se tomen fotos en nuestro mirror booth? ¿O dedicar un rincón en la pausa del café de evento de empresa para nuestro Chatter y su cabina hinchable? Tus invitados podrán entrar y hacerse fotos con un diseño personalizado donde puedes incluir el nombre del evento, el logotipo de la empresa, un hashtag…
- Sorpresas al aire libre.
Esto depende mucho de la temática de tu evento, pero el aire libre siempre añade algo de encanto especial a un evento. Puedes soltar globos con el color predominante en tu evento, contratar un servicio de fuegos artificiales, encender farolillos, etc.
- Ten detalles con tus invitados.
Siempre teniendo en cuenta lo que ya hemos repetido hasta la saciedad (tener presente la temática del evento) piensa con qué obsequiar a tus invitados al finalizar el evento (o al inicio) e intenta ser original.
- Organizar el salón del evento.
Cuando se trata de preparar el lugar donde se va a celebrar el evento, hay que tener en cuenta muchos detalles como la iluminación, la climatización de las salas, el sonido… Aquí os dejamos un post de Bodegas Andrade con las claves para organizar un salón de eventos.
